Non si tratta solo dei soldi spesi nei trasporti o negli alloggi: report di spese mal gestiti, dati imprecisi e anche il tempo speso per gestire la trasferta fa aumentare i costi.
Molte piccole aziende pianificano i viaggi solo quando effettivamente ne hanno bisogno, questo, oltre ad impedire un risparmio, fa perdere il controllo sulle spese sostenute. Ma per prevedere e controllare i costi delle trasferte bisogna essere chiari su cosa può o non può essere richiesto e avere dei parametri per le spese consentite. Creare una policy chiara aiuta a evitare confusione e imposta un precedente per i viaggi futuri. Inoltre, snellisce il processo di pianificazione della trasferta, risparmiando preziose ore di lavoro.
Secondo una ricerca della Europcar, il 44% dei lavoratori di PMI che viaggiano per motivi di business, pianifica i propri viaggi con solo una settimana di anticipo; questo significa che spesso si perdono le migliori offerte. L’ideale sarebbe, quando possibile, incoraggiare i dipendenti a prenotare in anticipo.
L’assicurazione di viaggio potrebbe sembrare una spesa non necessaria, ma, se qualcosa va storto durante il viaggio, i costi che ne derivano potrebbero essere enormi. Una policy che copra tutti i collaboratori che di solito viaggiano potrebbe sembrare una grande spesa, ma avrebbe il vantaggio di far risparmiare soldi e tempo rispetto a comprare dei pacchetti assicurativi ad – hoc.
Utilizzare il filtro “prezzo” per selezionare un hotel, potrebbe sembrare la scelta migliore, ma, se la sua posizione necessita un lungo viaggio con il taxi per raggiungere la sede di lavoro (o di un evento, fiera, ecc), non risparmi né soldi né tempo. Allo stesso modo, strutture alberghiere di bassa qualità possono portare a una mancanza di motivazione e produttività da parte dello staff, il che genera costi nel lungo periodo. Gestire le spese di viaggio bene non sempre significa procedere con l’offerta più economica.
La gestione manuale degli anticipi di cassa o delle varie carte di credito aziendali genera inefficienze e riduce la trasparenza.
Tutto questo è ancora più oneroso quando si pensa al personale in trasferta al quale va data disponibilità di sostenere delle spese che vanno poi monitorate e tracciate.
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