5 consigli utili per gestire le spese di viaggio

Dopo i payroll, le trasferte sono la seconda spesa più grande da controllare per le aziende.

Non si tratta solo dei soldi spesi nei trasporti o negli alloggi: report di spese mal gestiti, dati imprecisi e anche il tempo speso per gestire la trasferta fa aumentare i costi.

Ecco 5 consigli utili per gestire le spese di viaggio

• Non solo le grandi aziende hanno bisogno di una policy di viaggio

Molte piccole aziende pianificano i viaggi solo quando effettivamente ne hanno bisogno, questo, oltre ad impedire un risparmio, fa perdere il controllo sulle spese sostenute. Ma per prevedere e controllare i costi delle trasferte bisogna essere chiari su cosa può o non può essere richiesto e avere dei parametri per le spese consentite. Creare una policy chiara aiuta a evitare confusione e imposta un precedente per i viaggi futuri. Inoltre, snellisce il processo di pianificazione della trasferta, risparmiando preziose ore di lavoro.

• Pianifica prima

Secondo una ricerca della Europcar, il 44% dei lavoratori di PMI che viaggiano per motivi di business, pianifica i propri viaggi con solo una settimana di anticipo; questo significa che spesso si perdono le migliori offerte. L’ideale sarebbe, quando possibile, incoraggiare i dipendenti a prenotare in anticipo.

• Non dimenticare l’assicurazione di viaggio

L’assicurazione di viaggio potrebbe sembrare una spesa non necessaria, ma, se qualcosa va storto durante il viaggio, i costi che ne derivano potrebbero essere enormi. Una policy che copra tutti i collaboratori che di solito viaggiano potrebbe sembrare una grande spesa, ma avrebbe il vantaggio di far risparmiare soldi e tempo rispetto a comprare dei pacchetti assicurativi ad – hoc.

• Taglia i costi nel posto giusto

Utilizzare il filtro “prezzo” per selezionare un hotel, potrebbe sembrare la scelta migliore, ma, se la sua posizione necessita un lungo viaggio con il taxi per raggiungere la sede di lavoro (o di un evento, fiera, ecc), non risparmi né soldi né tempo. Allo stesso modo, strutture alberghiere di bassa qualità possono portare a una mancanza di motivazione e produttività da parte dello staff, il che genera costi nel lungo periodo. Gestire le spese di viaggio bene non sempre significa procedere con l’offerta più economica.

• Tieni d’occhio la moneta…e affidati alle APP

La gestione manuale degli anticipi di cassa o delle varie carte di credito aziendali genera inefficienze e riduce la trasparenza.

Tutto questo è ancora più oneroso quando si pensa al personale in trasferta al quale va data disponibilità di sostenere delle spese che vanno poi monitorate e tracciate.

Soldo Business è il conto spese multiutente per il business che consente di creare carte prepagate smart, grazie alle quali è possibile:

• Mantenere il controllo sulle uscite
• Permettere ai collaboratori di spendere per conto dell’azienda
• Seguire le spese in tempo reale
• Generare la reportistica necessaria

Soldo è inoltre integrato con Ztravel, la soluzione Zucchetti che consente una migliore gestione delle trasferte.

Con Soldo e Ztravel lo strumento di pagamento si integra direttamente con il processo di rendicontazione delle spese sostenute.

Come sono gestite le trasferte nella tua azienda?