ZTRAVEL
ZTravel gestisce il processo di business travel management in tutte le sue fasi. Nella fase Pre-travel permette la gestione di tutti gli aspetti legati alla pianificazione della trasferta: autorizzazione, prenotazione mezzi di trasporto e hotel, gestione anticipi, acquisizione dei documenti di viaggio. Durante l’On-travel consente agli operatori di inserire le spese sostenute in trasferta anche tramite applicazioni mobile per smartphone e tablet. Nel Post-travel facilita la compilazione e controllo della nota spese, autorizzando la liquidazione dei rimborsi e dei flussi di contabilizzazione e verificandone l’aderenza alle travel policy aziendali. Infine permette di analizzare e monitorare l’intero processo per individuare eventuali criticità e inefficienze, con il fine di razionalizzare costi e organizzazione delle trasferte.
LE FUNZIONALITÀ DELLA SOLUZIONE ZTRAVEL
Trasferte
Gestisce l’intero processo pre-travel dei viaggi d’affari aziendali, dall’organizzazione all’approvazione della trasferta, agevolando politiche di risparmio economico. L’azienda può coinvolgere nel processo le Agenzie di viaggio che riceveranno le prenotazioni e predisporranno tutti i documenti di trasferta (archiviati automaticamente nel Dossier Trasferta di ciascun utente), e le fatture.
Note Spese
È la soluzione per gestire la consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta e l’intero processo post-travel. Con Ztravel puoi gestire note spese e generare dati e documenti riepilogativi, liquidare e contabilizzare i rimborsi, archiviare i giustificativi, tenere traccia di tutti gli estremi e i riferimenti della trasferta.
Prenotazione auto aziendali
Il modulo automatizza la prenotazione delle auto in pool. I dipendenti che hanno necessità di effettuare una prenotazione, accedono ad un cruscotto per visualizzare le auto disponibili, le date libere per la prenotazione ed eventuali prenotazioni già effettuate da altri colleghi. Il modulo permette inoltre di tracciare con precisione l’assegnazione dei veicoli, aspetto utile per ricondurre l’evento (per es. nel caso di sinistri, danni al veicolo o multe) ai vari collaboratori.
Localizzazione automezzi
Il modulo automatizza il monitoraggio dei veicoli aziendali, in quanto ne registra localizzazione, itinerario, soste, velocità e km percorsi tramite dispositivi di tracciamento GPS, un comodo cruscotto a disposizione di Responsabili, dipendenti e Fleet Manager e report dettagliati per tenere sotto controllo i costi, per esempio il consumo per veicolo. Grazie all’integrazione con il software Note Spese i dati sono automaticamente inseriti nella nota spese del trasfertista.
Gestione da mobile
Con l’app mobile (Android e iOS) di ZTravel si velocizza il processo di compilazione della Nota Spese, anche in assenza di connessione dati. L’utente in trasferta registra le spese e tutte le informazioni ad esse associate, con la possibilità di allegare la fotografia del giustificativo di spesa (ricevute fiscali, fatture, ecc.). Il responsabile può approvare o respingere in mobilità le richieste di trasferta o le Note Spese delle proprie risorse.
Pagamenti elettronici
Il modulo permette l’acquisizione automatica dei flussi di pagamento elettronici in Note Spese: pagamenti effettuati con carte di credito, telepass, estratti conto Agenzie Viaggi, Fuel Card ecc. L’acquisizione automatica viene utilizzata dalla soluzione per riconciliare i movimenti con l’effettiva trasferta di ciascun utente. Scopri inoltre i vantaggi dell’ integrazione tra Soldo Business e ZTravel: uno strumento smart per il pagamento per le spese sostenute in trasferta integrato con il tool per l’automazione del processo di rendicontazione delle stesse.
Analytics
Grazie agli strumenti di analisi e Business Intelligence, gli uffici coinvolti nel processo di Trasferta e al Management possono valutare i costi per prendere decisioni strategiche su dati strutturati. Analytics consente così di monitorare e analizzare i costi di trasferta tramite intuitive interfacce, personalizzabili per tipologia di utente e versatili nella presentazione dei dati.
Paperless office
La gestione del business travel è completamente dematerializzata e digitalizzata per abbattere i costi e aumentare l’efficienza: i dipendenti inseriscono in modo controllato le spese sostenute e le inviano in approvazione in forma elettronica; la documentazione di viaggio cartacea (ricevute, rimborsi, etc.) viene eliminata e i dipendenti possono firmare elettronicamente la distinta dei rimborsi spese.
I VANTAGGI DELLA SOLUZIONE
È dinamica
Un unico modello operativo permette di gestire tutte le necessità locali, fiscali e organizzative. ZTravel è multi-lingua, multi-country (integra la fiscalità del paese in cui è localizzata l’installazione) e multi-società (con un’unica implementazione permette il controllo delle spese e la gestione di più aziende del gruppo, anche con contratti e travel policy differenti).
È semplice
Il software è estremamente intuitivo e permette di snellire le attività degli uffici coinvolti nell’intero processo di gestione e di eliminare il supporto cartaceo (dove consentito dalla normativa fiscale). Dà maggiore autonomia al personale che può inserire le richieste di trasferte e rimborsi spesa attraverso il web o le applicazioni mobile. I responsabili delle unità operative verificano in tempo reale le attività dei collaboratori in trasferta.
È innovativa
ZTravel rende efficiente la comunicazione tra tutti coloro che partecipano alla gestione dei processi di trasferta, internamente all’azienda (Travel Manager, Controller, Analisti, etc), o esternamente (agenzie di viaggio, fornitori di sistemi di pagamento elettronici, etc). Maggiore efficienza e automazione dei processi si traducono in abbattimento di costi e tempi, riduzione di errori e miglioramento della comunicazione interna.
È modulare
ZTravel è basata su una struttura modulare e scalabile per permettere a ciascuna azienda di configurare la propria soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione.
BiZeta42 srl
