Come gestire le note spese digitali?

Gestione note spese digitali con software

 

In uno dei nostri ultimi articoli, abbiamo parlato dei 5 consigli utili per gestire al meglio le spese di viaggio, attraverso la soluzione ZTravel di Zucchetti.

Oggi ci soffermiamo su un altro punto importante che riguarda il mondo delle trasferte aziendali: il passaggio dalle note spese cartacee a quelle digitali.

Chi di voi almeno una volta non ha perso del tempo a ricercare lo scontrino o la ricevuta di quella trasferta fatta quel determinato giorno, magari finita tra le scartoffie sulla scrivania o nella tasca dello zaino? Oppure, chi di voi nel momento di consegnare uno scontrino al reparto amministrativo, si è reso conto che era diventato poco leggibile?

Dallo scorso 21 luglio l’Agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione n.96/E/2017, ha dato il via alla conservazione digitale dei rimborsi spesa.

Come andrebbe articolato il processo di gestione delle spese digitali? Ecco un riepilogo suddiviso in 5 fasi:

  • Creazione della nota spese digitale

La nota spese (scontrino, ricevuta, ecc) deve essere ricreata in formato elettronico, attraverso una fotografia e inviata al sistema di gestione aziendale.

In questo modo il documento diventa immodificabile, identificato dall’applicazione aziendale in modo univoco e associato ad un riferimento temporale ben specifico.

All’interno del sistema di gestione aziendale, la nota spese inserita, viene sottoscritta con la firma elettronica del trasfertista.

  • Invio nota spese al sistema di controllo aziendale

Una volta formata la nota spese elettronica, deve essere inviata al controllo e all’autorizzazione al reparto aziendale che se ne occupa.

Ogni nota spese è espressa in forma tabellare, con un numero progressivo e i dati rilevanti, oltre ovviamente alle immagini.

  • Approvazione della nota spese e pagamento

Una volta che il reparto di competenza ha controllato le voci di spesa, leggibilità del giustificativo ecc, approva la nota spese e procede con il rimborso del pagamento. Ogni fase di questo processo viene tracciata dal sistema di gestione aziendale.

  • Registrazione sui sistemi contabili aziendali e conservazione

L’azienda deve procedere con la registrazione del giustificativo di spesa nei sistemi contabili e, dopo, inviarla al servizio di conservazione elettronica.

  • Documenti cartacei originali sono sostituiti da quelli digitali

Fino al momento del corretto inserimento della nota spese all’interno del sistema di conservazione documentale, il trasfertista è obbligato a conservare tutte le note spese. Una volta avvenuto questo, posso essere cestinate.

 

Secondo l’Agenzia delle Entrate quindi, le note spese digitali hanno rilevanza ai fini tributari, in quanto oneri deducibili, qualora presentino le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità.

Passare dalla gestione delle note spese cartacee a quelle digitali consentirà alle aziende di continuare il percorso di digital transformation in corso, migliorare il controllo delle spese dei dipendenti e collaboratori, avere controlli più rapidi ed efficaci e semplificare così la gestione amministrativa.

 

 

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5 consigli utili per gestire le spese di viaggio

Gestione Trasferte: Ztravel e Soldo Business

 

Dopo i payroll, le trasferte sono la seconda spesa più grande da controllare per le aziende.

Non si tratta solo dei soldi spesi nei trasporti o negli alloggi: report di spese mal gestiti, dati imprecisi e anche il tempo speso per gestire la trasferta fa aumentare i costi.

Ecco 5 consigli utili per gestire le spese di viaggio

  • Non solo le grandi aziende hanno bisogno di una policy di viaggio

Molte piccole aziende pianificano i viaggi solo quando effettivamente ne hanno bisogno, questo, oltre ad impedire un risparmio, fa perdere il controllo sulle spese sostenute. Ma per prevedere e controllare i costi delle trasferte bisogna essere chiari su cosa può o non può essere richiesto e avere dei parametri per le spese consentite. Creare una policy chiara aiuta a evitare confusione e imposta un precedente per i viaggi futuri. Inoltre, snellisce il processo di pianificazione della trasferta, risparmiando preziose ore di lavoro.

  • Pianifica prima

Secondo una ricerca della Europcar, il 44% dei lavoratori di PMI che viaggiano per motivi di business, pianifica i propri viaggi con solo una settimana di anticipo; questo significa che spesso si perdono le migliori offerte. L’ideale sarebbe, quando possibile, incoraggiare i dipendenti a prenotare in anticipo.

  • Non dimenticare l’assicurazione di viaggio

L’assicurazione di viaggio potrebbe sembrare una spesa non necessaria, ma, se qualcosa va storto durante il viaggio, i costi che ne derivano potrebbero essere enormi. Una policy che copra tutti i collaboratori che di solito viaggiano potrebbe sembrare una grande spesa, ma avrebbe il vantaggio di far risparmiare soldi e tempo rispetto a comprare dei pacchetti assicurativi ad – hoc.

  • Taglia i costi nel posto giusto

Utilizzare il filtro “prezzo” per selezionare un hotel, potrebbe sembrare la scelta migliore, ma, se la sua posizione necessita un lungo viaggio con il taxi per raggiungere la sede di lavoro (o di un evento, fiera, ecc), non risparmi né soldi né tempo. Allo stesso modo, strutture alberghiere di bassa qualità possono portare a una mancanza di motivazione e produttività da parte dello staff, il che genera costi nel lungo periodo. Gestire le spese di viaggio bene non sempre significa procedere con l’offerta più economica.

  • Tieni d’occhio la moneta…e affidati alle APP

La gestione manuale degli anticipi di cassa o delle varie carte di credito aziendali genera inefficienze e riduce la trasparenza.

Tutto questo è ancora più oneroso quando si pensa al personale in trasferta al quale va data disponibilità di sostenere delle spese che vanno poi monitorate e tracciate.

Soldo Business è il conto spese multiutente per il business che consente di creare carte prepagate smart, grazie alle quali è possibile:

  • Mantenere il controllo sulle uscite
  • Permettere ai collaboratori di spendere per conto dell’azienda
  • Seguire le spese in tempo reale
  • Generare la reportistica necessaria

Soldo è inoltre integrato con Ztravel, la soluzione Zucchetti che consente una migliore gestione delle trasferte.

Con Soldo e Ztravel lo strumento di pagamento si integra direttamente con il processo di rendicontazione delle spese sostenute.

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