Rimborsi spese digitali

In uno dei nostri ultimi articoli, abbiamo parlato dei 5 consigli utili per gestire al meglio le spese di viaggio, attraverso la soluzione ZTravel di Zucchetti.

Oggi ci soffermiamo su un altro punto importante che riguarda il mondo delle trasferte aziendali: il passaggio dalle note spese cartacee a quelle digitali.

Chi di voi almeno una volta non ha perso del tempo a ricercare lo scontrino o la ricevuta di quella trasferta fatta quel determinato giorno, magari finita tra le scartoffie sulla scrivania o nella tasca dello zaino? Oppure, chi di voi nel momento di consegnare uno scontrino al reparto amministrativo, si è reso conto che era diventato poco leggibile?

Dallo scorso 21 luglio l’Agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione n.96/E/2017, ha dato il via alla conservazione digitale dei rimborsi spesa.

Come andrebbe articolato il processo di gestione delle spese digitali? Ecco un riepilogo suddiviso in 5 fasi:

• Creazione della nota spese digitale

La nota spese (scontrino, ricevuta, ecc) deve essere ricreata in formato elettronico, attraverso una fotografia e inviata al sistema di gestione aziendale.

In questo modo il documento diventa immodificabile, identificato dall’applicazione aziendale in modo univoco e associato ad un riferimento temporale ben specifico.

All’interno del sistema di gestione aziendale, la nota spese inserita, viene sottoscritta con la firma elettronica del trasfertista.

• Invio nota spese al sistema di controllo aziendale

Una volta formata la nota spese elettronica, deve essere inviata al controllo e all’autorizzazione al reparto aziendale che se ne occupa.

Ogni nota spese è espressa in forma tabellare, con un numero progressivo e i dati rilevanti, oltre ovviamente alle immagini.

• Approvazione della nota spese e pagamento

Una volta che il reparto di competenza ha controllato le voci di spesa, leggibilità del giustificativo ecc, approva la nota spese e procede con il rimborso del pagamento. Ogni fase di questo processo viene tracciata dal sistema di gestione aziendale.

• Registrazione sui sistemi contabili aziendali e conservazione

L’azienda deve procedere con la registrazione del giustificativo di spesa nei sistemi contabili e, dopo, inviarla al servizio di conservazione elettronica.

• Documenti cartacei originali sono sostituiti da quelli digitali

Fino al momento del corretto inserimento della nota spese all’interno del sistema di conservazione documentale, il trasfertista è obbligato a conservare tutte le note spese. Una volta avvenuto questo, posso essere cestinate.

Secondo l’Agenzia delle Entrate quindi, le note spese digitali hanno rilevanza ai fini tributari, in quanto oneri deducibili, qualora presentino le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità.

Passare dalla gestione delle note spese cartacee a quelle digitali consentirà alle aziende di continuare il percorso di digital transformation in corso, migliorare il controllo delle spese dei dipendenti e collaboratori, avere controlli più rapidi ed efficaci e semplificare così la gestione amministrativa.