ZCARFLEET
ZCarFleet offre una risposta specifica per ogni ambito di gestione della flotta aziendale.
Strategico: permette di impostare la titolarità del veicolo e il tipo di assegnazione del veicolo (in pool/in benefit).
Amministrativo: facilita la gestione di fornitori, contratti e rimborsi/addebiti ai dipendenti
Operativo: ottimizza i processi di assegnazione del veicolo in benefit, prenotazione del veicolo in pool, monitoraggio scadenze amministrative e gestione di manutenzioni ordinarie e straordinarie
Analisi e reporting: ZCarFleet monitora il veicolo (posizione, percorrenze e consumi) costruendo uno storico d’uso e il conto economico del veicolo e della flotta
Tecnologico: tramite il Web dà accesso a un portale e a cruscotti intuitivi e si integra con i sistemi ERP e HR
LE FUNZIONALITÀ DELLA SOLUZIONE ZCARFLEET
Anagrafiche dei veicoli aziendali
I dati di ogni veicolo (caratteristiche tecniche, codici identificativi, ubicazione e centro di costo, modalità di possesso, ecc.) sono raccolti in una scheda anagrafica, che costituisce la base di tutte le gestioni della suite. È possibile definire diverse impostazioni per automatizzare i controlli riguardanti fiscalità, scadenze e manutenzioni (ad es. bollo, assicurazione e revisione periodica per veicoli di proprietà, scadenze di contratti di leasing o noleggio).
Prenotazione veicoli in pool
Un “garage virtuale” mostra le auto in pool disponibili. Il cruscotto può essere utilizzato dal fleet manager in maniera centralizzata oppure dal dipendente che può effettuare richieste autonomamente. Le richieste prevedono una convalida da parte del superiore gerarchico. Una notifica confermerà al dipendente l’assegnazione del veicolo. Tutte le assegnazioni dei veicoli vengono tracciate in automatico ed è possibile analizzare tutti gli eventi associati al mezzo.
Fiscalità
Il sistema supporta la classificazione e la gestione fiscale per ogni tipologia di veicolo. Il calcolo del fringe benefit da addebitare al dipendente per i veicoli ad uso promiscuo è automatizzato attingendo alle tariffe ACI che definiscono importo e mensilizzazione.
Anche il controllo delle deducibilità fiscali è automatizzato attingendo al database ACI per il calcolo dei costi chilometrici e la verifica dell’applicabilità dell’art. 164 TUIR per la deducibilità dei costi dal reddito.
Assegnazione auto in benefit
In caso di veicoli ad uso promiscuo, l’assegnazione avviene tramite un’apposita procedura nella quale l’utente preposto identifica l’assegnatario del veicolo e indica i termini della concessione. La scheda di assegnazione integrata con i dati fringe benefit viene completata con la sottoscrizione della lettera di assegnazione definitiva da parte dell’utente e di consegna dell’auto.
Scadenze
In base alle caratteristiche anagrafiche del veicolo, ZCarFleet segnala le scadenze impostate di default (per periodicità, date e km), siano esse di tipo amministrativo (bollo, assicurazione, ecc.) o tecnico (rinnovo contratti di noleggio, tagliandi, revisioni, interventi programmati es. cambio gomme) tramite notifiche e un pannello di controllo generale che permette di verificare lo stato di ogni scadenza per ogni mezzo.
Gestione guasti e incidenti
Gli utilizzatori delle autovetture aziendali possono segnalare guasti ed incidenti attraverso l’emissione di ticket indirizzati al Fleet Manager o all’assistenza. A guasti ed incidenti sarà attribuito un codice di priorità da usare a seconda della gravità del caso.
Percorrenze e consumi
I dati relativi agli acquisti di carburante e ai chilometri percorsi possono essere gestiti tramite inserimento manuale anche da mobile, tramite acquisizione dei dati delle Fuel Card o tramite acquisizione in tempo reale dei dati disponibili dal sistema di localizzazione satellitare.
Rimborsi/addebiti ai dipendenti
La registrazione dello storico delle assegnazioni permette di addebitare eventuali spese come multe, penali o franchigie agli utilizzatori dei veicoli. Il processo di attribuzione della responsabilità è immediata e a prova di errore e le notifiche di pagamento permettono pagamenti veloci e sanzioni minori (si può ottenere uno sconto del 30% sulle multe pagate entro 5 giorni dalla notifica).
Gestione fatture fornitori
Il processo di contabilizzazione analitica è reso più efficiente grazie l’acquisizione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per i noleggi a lungo termine, i rifornimenti di carburante (fuel card) e i pedaggi autostradali (telepass). L’azienda può avere una visione globale delle spese legate alla flotta per verificare e monitorare istantaneamente i costi globali di gestione.
I VANTAGGI DELLA SOLUZIONE
Aiuta a coordinare
ZCarFleet è una soluzione innovativa che risponde pienamente alle esigenze di condivisione e di comunicazione delle aziende moderne ed efficienti. Permette, infatti, il coinvolgimento di tutti coloro che partecipano alla gestione dei diversi processi all’interno dell’azienda (Fleet Manager, Amministrazione, HR, Finance, Acquisti e Logistica, Responsabili e dipendenti guidatori). Questo significa risparmi di tempo e di costi grazie ad una maggiore efficienza e automazione dei processi, alla garanzia di correttezza dei dati, al miglioramento della comunicazione, ecc.
Fornisce una vista a 360°
Con ZCarFleet la flotta è sempre sotto controllo grazie ai garage virtuali per la prenotazione dei mezzi sempre aggiornati, sistemi GPS di tracciamento in real-time per sapere tutto su ogni veicolo, strumenti di business analytics per sintetizzare in analisi chiare e dettagliate tutti gli indicatori legati ai processi di fleet management.
È completa
ZCarFleet è un sistema efficace e completo per il fleet management disponibile via web.
Il sistema è stato pensato e realizzato con una struttura modulare e scalabile per permettere a ciascuna azienda di configurare la propria soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione.
BiZeta42 srl
